No todos los alquileres se facturan igual. Vivienda habitual: no lleva IVA ni retención, suele bastar un recibo.
Alquiler a empresa/autónomo (p. ej., local u oficina): sí lleva IVA (21%) y, si el arrendador es persona física, el inquilino practica retención de IRPF (19%) y presenta modelos 115/180.
Además, en 2026 se generaliza la factura electrónica y Verifactu según tu perfil.
En este artículo te contamos los errores más comunes al facturar los alquileres, cómo evitarlos y qué debes tener en cuenta con la llegada de la facturación electrónica y Verifactu.
¿Cuándo es obligatorio facturar un alquiler?
El primer error que comete mucha gente es no saber cuándo se debe emitir factura.
No todos los alquileres se facturan igual. En España hay dos grandes escenarios:
Alquiler de vivienda habitual
Si alquilas un piso destinado a vivienda habitual, no estás obligado a emitir factura con IVA. En este caso, lo habitual es entregar un recibo del alquiler donde conste:
- Datos del arrendador y del inquilino
- Dirección del inmueble
- Importe del alquiler
- Fecha y forma de pago
El arrendador no repercute IVA ni retiene IRPF, ya que este tipo de alquiler está exento de IVA según el artículo 20.Uno.23º de la Ley del IVA.
Alquiler de local o vivienda con fines empresariales
En cambio, si el inmueble se alquila a una empresa o autónomo para ejercer una actividad, el arrendador sí debe emitir factura, con:
- IVA del 21%
- Retención de IRPF del 19% (si el arrendador es persona física)
Este es uno de los errores más frecuentes: emitir recibos sin IVA ni IRPF cuando el arrendatario es una empresa o profesional. Hacienda puede sancionar tanto al propietario como al inquilino si detecta irregularidades en la facturación.
Error 1: confundir recibo con factura
- Factura: documento fiscal válido ante Hacienda (desglose de base, IVA y, si procede, retención).
- Recibo: solo acredita el pago.
Regla práctica: vivienda a particular → recibo; alquiler a empresa/autónomo → factura (deducible para el inquilino)
Error 2: omitir datos obligatorios en la factura
Otro clásico: emitir facturas incompletas.
Según la normativa española, una factura de alquiler debe incluir:
- Número y serie de factura
- Fecha de expedición
- Datos fiscales del arrendador y del arrendatario (nombre, NIF, domicilio)
- Dirección del inmueble arrendado
- Concepto detallado (por ejemplo: “Alquiler de local comercial mes de octubre 2025”)
- Base imponible
- IVA e IRPF aplicables
- Total a pagar
Un error en cualquiera de estos puntos puede invalidar la factura ante Hacienda o generar problemas contables.
Error 3: declarar mal el IVA o el IRPF
La gestión fiscal de los alquileres es otro terreno donde muchos propietarios tropiezan.
- Si el alquiler está sujeto a IVA (por ejemplo, un local): el propietario debe repercutir el 21% de IVA y declararlo trimestralmente en el modelo 303.
- Si además hay retención de IRPF, el arrendatario debe practicarla y declararla en el modelo 115 (trimestral) y el 180 (resumen anual).
Error típico: propietarios que declaran el ingreso bruto sin restar la retención.
Solución: revisar bien los modelos y contar con un software de gestión de alquileres, como homming, que automatiza los cálculos y genera facturas correctas.
Error 4: ignorar la factura electrónica y Verifactu
Aunque parezca una tontería, guardar las facturas y recibos del alquiler (tanto emitidos como recibidos) es obligatorio durante al menos 4 años, según la Ley General Tributaria. Este es el plazo en el que Hacienda puede revisar tus declaraciones y pedir justificantes.
homming, por ejemplo, permite almacenar toda la información del alquiler en la nube, con acceso rápido a facturas, recibos y documentos desde cualquier dispositivo.
Error 5: No adaptarse a la nueva facturación electrónica y Verifactu
Uno de los grandes cambios que llegará a partir de 2025-2026 es el sistema Verifactu y la facturación electrónica obligatoria.
Te puede interesar: Guía sobre Verifactu, todo lo que debes saber
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un nuevo sistema creado por la Agencia Tributaria para garantizar la veracidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. Cada factura se enviará de forma automática a Hacienda o quedará registrada en su sistema de control.
¿A quién afecta?
Afectará a todos los autónomos y empresas, incluidos los propietarios que alquilan inmuebles con fines comerciales o empresariales.
Es decir, si alquilas un local o una vivienda a una empresa, deberás usar un software de facturación compatible con Verifactu.
¿Y qué pasa con la facturación electrónica?
La Ley Crea y Crece también establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones entre empresas y autónomos.
Esto implica que los arrendadores profesionales o con actividad económica deberán:
- Emitir facturas electrónicas (en formato XML o similar)
- Conservarlas durante 4 años
- Permitir al arrendatario acceder a ellas fácilmente
Homming y otros softwares de gestión de alquileres ya están adaptando sus sistemas para cumplir con esta nueva normativa, facilitando la emisión automática y legal de facturas electrónicas.
Error 6: tratar mal fianzas y gastos
La fianza no es ingreso ordinario del mes. No la incluyas como base sujeta a IVA/retención.
Gastos repercutidos (comunidad, IBI si procede, suministros): detállalos separados en factura/recibo y define si llevan IVA (según criterio y refacturación). Mantén soporte documental.
Error 7: No declarar el alquiler en el IRPF
Muchos propietarios, especialmente los que alquilan una vivienda, olvidan declarar los ingresos por alquiler en su declaración de la renta. Aunque el alquiler esté exento de IVA, sí tributa en el IRPF como rendimiento del capital inmobiliario.
Además, la ley permite aplicar reducciones de hasta el 60% sobre el rendimiento neto si el inmueble está alquilado como vivienda habitual.
Ojo: la Agencia Tributaria cruza datos del catastro, consumo eléctrico y depósitos de fianzas, por lo que no declarar un alquiler puede derivar en sanciones.
Cómo evitar errores al facturar tus alquileres
Facturar correctamente no tiene por qué ser un quebradero de cabeza.
Sigue estos consejos básicos:
- Identifica el tipo de alquiler (vivienda o uso profesional).
- Emite el documento correcto: recibo o factura.
- Incluye todos los datos obligatorios.
- Aplica correctamente IVA e IRPF si corresponde.
- Guarda todas las facturas durante 4 años.
- Usa un software de gestión y facturación adaptado a Verifactu y la factura electrónica (como homming).
De esta forma, te aseguras de cumplir la normativa y simplificar la gestión mensual de tus alquileres.
Preguntas frecuentes sobre la facturación de alquileres
¿Tengo que emitir factura si alquilo mi piso a un particular?
No, si es vivienda habitual: alquiler exento de IVA y suele bastar recibo.
¿Y si alquilo a una empresa o autónomo?
Entonces sí debes emitir factura, con IVA del 21% y retención del 19% de IRPF si eres persona física.
¿Qué es Verifactu y cuándo será obligatorio?
Verifactu es el nuevo sistema de facturación controlado por la Agencia Tributaria. Será obligatorio para autónomos y empresas (incluidos propietarios con alquileres sujetos a IVA) previsiblemente entre 2025 y 2026.
¿Puedo hacer las facturas del alquiler con Excel?
Técnicamente sí, pero no será válido con Verifactu ni con la factura electrónica obligatoria.
Lo recomendable es usar un software de facturación homologado que automatice los procesos y cumpla la normativa.
¿Qué modelos tengo que presentar?
- 303 (IVA) si tu alquiler está sujeto a IVA.
- 115/180 si practicas retención al arrendador.
¿Qué ventajas tiene usar un software de gestión como homming?
Homming te permite gestionar todos tus alquileres desde un solo lugar: generar facturas o recibos, registrar pagos, controlar fianzas y preparar la contabilidad mensual. Además, está preparado para la nueva facturación electrónica y Verifactu, por lo que te ayudará a cumplir la normativa sin complicaciones.
Conclusión
La facturación de los alquileres en España está cambiando, y cada vez será más importante hacerlo de forma digital, automatizada y conforme a la ley. Evitar errores como no aplicar correctamente el IVA o no adaptar tu sistema a Verifactu puede ahorrarte sanciones y mucho tiempo perdido.
Si quieres simplificar la gestión de tus alquileres, mantener tus facturas al día y prepararte para la facturación electrónica, herramientas como homming son tu mejor aliado.
Porque facturar bien no tiene por qué ser complicado… si cuentas con el software adecuado.
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