Los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación no son iguales para todos los contribuyentes. El calendario actualmente aplicable diferencia entre determinados contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el resto de obligados incluidos en el Reglamento.
Si gestionas alquileres y utilizas un sistema informático para emitir facturas por honorarios, comisiones u otras operaciones, conviene comprobar dos cuestiones: si estás dentro del ámbito de aplicación de la norma y si tu software estará adaptado cuando te corresponda. Además, es importante distinguir el Reglamento de sistemas informáticos de facturación de la modalidad VERI*FACTU: no son exactamente lo mismo.
Si gestionas una cartera de alquileres y has oído hablar de VERI*FACTU, probablemente una de las primeras preguntas sea cuándo debes adaptar tu sistema de facturación y qué cambia realmente para tu actividad.
No es una pregunta sencilla. Desde que comenzó a hablarse de este sistema, el calendario de adaptación se ha modificado desde la aprobación inicial del Reglamento, por lo que es especialmente importante comprobar la normativa vigente en la fecha de publicación. Actualmente existe un calendario diferenciado según el tipo de obligado tributario.
La adaptación no consiste únicamente en conocer una fecha. Las empresas que utilizan software para facturar deberían revisar con su proveedor qué versión necesitarán, qué procesos pueden verse afectados y cómo realizarán la transición antes del plazo que les corresponda.
En esta guía explicamos qué se suele denominar VERI*FACTU, cuál es el calendario previsto, qué perfiles del sector del alquiler deben prestar especial atención y qué conviene revisar en el software y en los procesos internos.
¿Cuándo entra en vigor VERI*FACTU? Calendario de implantación
Actualmente, estas son las fechas que debes tener presentes:
| Fecha | ¿Qué ocurre? |
| 29 de julio de 2025 | Los fabricantes y desarrolladores de software de facturación deben comercializar únicamente programas adaptados al Reglamento Verifactu. |
| 1 de enero de 2027 | Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades que utilicen software de facturación deberán utilizar un sistema adaptado a Verifactu. |
| 1 de julio de 2027 | La obligación se amplía a autónomos y al resto de contribuyentes que utilicen programas de facturación y estén incluidos dentro del ámbito de aplicación de la norma. |
En otras palabras, aunque la obligación para la mayoría de empresas y autónomos todavía no ha llegado, el proceso de adaptación ya está en marcha. De hecho, los proveedores de software llevan tiempo preparando sus soluciones para cumplir con los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria.
¿Qué es Veri*factu exactamente?
En el lenguaje habitual se utiliza “Verifactu” para referirse al nuevo marco de requisitos de los programas de facturación, pero conviene hacer una distinción.
El Reglamento de sistemas informáticos de facturación establece requisitos para que los registros garanticen características como integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
Dentro de ese marco existen los denominados Sistemas de emisión de facturas verificables o Sistemas VERI*FACTU, que son los que realizan la remisión efectiva de los registros de facturación a la Agencia Tributaria conforme a las condiciones previstas.
Por tanto, VERI*FACTU no debe entenderse como un programa concreto que haya que contratar.
Entre otras cuestiones, estos programas deberán:
- Generar un registro de cada factura emitida.
- Garantizar que la información no pueda alterarse posteriormente sin dejar evidencia.
- Mantener la trazabilidad de todas las operaciones.
- Incorporar determinados elementos de seguridad, como un código QR y una huella digital en las facturas cuando corresponda.
- Permitir, de forma voluntaria, el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria mediante el sistema Verifactu.
Es importante entender que Verifactu no es un programa concreto, sino un conjunto de requisitos que deberán cumplir los programas de facturación.
¿Por qué se regulan los sistemas informáticos de facturación?
El objetivo principal de esta normativa es reforzar la transparencia y reducir el fraude fiscal.
Hasta ahora existían programas que permitían modificar o eliminar registros de facturación sin dejar constancia de ello. Con Verifactu, los sistemas deberán garantizar la integridad de la información y ofrecer una mayor trazabilidad de las operaciones.
Además, este cambio forma parte del proceso de digitalización que está impulsando la Administración Tributaria en los últimos años, junto con otras iniciativas relacionadas con la factura electrónica y la modernización de los procesos administrativos.
¿VERI*FACTU y factura electrónica son lo mismo?
No. Son conceptos relacionados con la facturación digital, pero responden a obligaciones diferentes.
Verifactu regula cómo deben funcionar los programas de facturación para garantizar que los registros sean seguros, íntegros y verificables.
La factura electrónica obligatoria, por su parte, establece cómo deberán intercambiarse las facturas entre empresas y profesionales en formato electrónico.
En otras palabras:
- Verifactu afecta al software que utilizas para emitir facturas.
- La factura electrónica afecta al formato y al intercambio de esas facturas entre empresas.
Es perfectamente posible que una empresa tenga que cumplir con ambas obligaciones, pero son normativas distintas y con calendarios de implantación diferentes.
Precisamente por esta diferencia, conviene analizar cada una por separado y preparar los procesos internos con suficiente antelación.
¿A quién afecta el Reglamento de sistemas de facturación?
Una de las preguntas más repetidas desde que comenzó a hablarse de esta normativa es si todos los propietarios de viviendas tendrán que utilizar Verifactu.
La respuesta es sencilla: no necesariamente.
La obligación de adaptarse depende de la actividad que realice cada contribuyente y de si utiliza un programa de facturación para emitir facturas.
Por eso, es importante diferenciar entre un propietario particular que alquila una vivienda y una empresa o profesional que gestiona una cartera de inmuebles.
¿Afecta VERI*FACTU a un propietario particular?
Un propietario particular no debería asumir que está incluido o excluido simplemente por alquilar una vivienda. Los alquileres de vivienda pueden tener un tratamiento fiscal específico, pero la aplicación de las obligaciones relativas a los sistemas de facturación debe analizarse conforme a la situación concreta del contribuyente y a sus obligaciones de facturación.
En caso de duda, conviene revisarlo con el asesor fiscal correspondiente.
¿Qué deben revisar las empresas patrimonialistas?
Las sociedades que gestionan patrimonio inmobiliario y utilizan un software de facturación sí deberán comprobar que dicho programa cumple con los requisitos establecidos cuando llegue la fecha de implantación correspondiente.
Para este tipo de empresas, la adaptación no solo afecta a la emisión de facturas, sino también a la organización de sus procesos administrativos.
¿Qué deben revisar los gestores de alquileres y property managers?
Las empresas dedicadas a la gestión de alquileres para terceros suelen emitir facturas por sus honorarios.
En estos casos, la adaptación a Verifactu cobra especial importancia, ya que forma parte de su actividad diaria.
Además, muchas de estas empresas administran un gran volumen de contratos, propietarios e inquilinos, por lo que disponer de herramientas digitales adecuadas resulta todavía más importante.
¿Qué deben revisar las agencias inmobiliarias?
Las agencias que facturan comisiones o prestan servicios relacionados con el alquiler también deberán asegurarse de que su sistema de facturación cumple con la normativa cuando llegue la obligación.
¿Qué cambia realmente con Verifactu?
Una de las ideas equivocadas más habituales es pensar que habrá que aprender una nueva forma de emitir facturas.
En realidad, para la mayoría de usuarios el cambio será prácticamente invisible.
Lo que cambia no es tanto la manera de trabajar como el funcionamiento interno del software.
Será el programa el que tenga que cumplir una serie de requisitos técnicos para garantizar que la información sea fiable y no pueda modificarse sin dejar constancia.
Entre otras cuestiones, los sistemas deberán:
- Registrar todas las facturas emitidas.
- Evitar alteraciones posteriores de los registros.
- Generar una huella o identificador único para cada factura.
- Incorporar un código QR cuando corresponda.
- Mantener la trazabilidad completa de las operaciones.
- Permitir la conservación segura de la información.
Para el usuario final, la experiencia será muy similar a la actual si utiliza un software adaptado.
¿Cómo afecta Verifactu a la gestión de alquileres?
Aunque Verifactu se centra en los programas de facturación, muchas empresas aprovecharán esta adaptación para revisar toda su forma de trabajar.
Y tiene bastante sentido.
Cuando se gestiona una cartera de alquileres, la facturación es solo una parte del proceso.
Cada inmueble genera una gran cantidad de información:
- Contratos.
- Anexos.
- Inventarios.
- Facturas.
- Cobros.
- Incidencias.
- Comunicaciones.
- Renovaciones.
- Documentación legal.
Si toda esta información está repartida entre hojas de cálculo, carpetas compartidas, correos electrónicos y documentos en papel, la gestión termina siendo mucho más lenta y propensa a errores.
Por eso, muchas empresas están aprovechando la llegada de Verifactu para avanzar hacia una digitalización más completa.
Verifactu es una oportunidad para mejorar procesos
Es fácil ver esta normativa únicamente como una nueva obligación administrativa.
Sin embargo, también puede convertirse en una oportunidad para revisar cómo se está gestionando el negocio.
Por ejemplo, muchas empresas descubren durante este proceso que todavía realizan tareas como:
- Crear facturas manualmente.
- Buscar contratos entre distintas carpetas.
- Controlar vencimientos mediante calendarios personales.
- Registrar cobros en hojas de cálculo.
- Gestionar incidencias por correo electrónico o WhatsApp.
Todos estos procesos consumen mucho tiempo y aumentan el riesgo de errores.
La implantación de un software actualizado permite simplificar gran parte de estas tareas.
¿Qué conviene hacer desde ahora?
Aunque las fechas obligatorias todavía quedan relativamente lejos, hay varias acciones que merece la pena realizar cuanto antes.
Revisar el software actual
El primer paso consiste en comprobar si el programa de facturación utilizado estará adaptado a Verifactu.
Si todavía no existe información clara por parte del proveedor, conviene solicitarla.
Analizar cómo se gestionan los alquileres
La adaptación no debería centrarse únicamente en las facturas.
También es un buen momento para revisar todo el proceso de gestión.
Preguntas como estas ayudan a detectar oportunidades de mejora:
- ¿Dónde guardamos los contratos?
- ¿Cómo hacemos el seguimiento de los pagos?
- ¿Tenemos centralizada toda la documentación?
- ¿Cómo gestionamos las incidencias?
- ¿Cuánto tiempo dedicamos cada semana a tareas administrativas?
Responder a estas cuestiones suele poner de manifiesto procesos que podrían automatizarse fácilmente.
Planificar la transición
Esperar a finales de 2026 para buscar una solución tecnológica puede generar prisas innecesarias.
Una implantación gradual permite formar al equipo, adaptar procedimientos y comprobar que todo funciona correctamente antes de que llegue la obligación legal.
Aprovechar para digitalizar la gestión
Muchas empresas descubren que el mayor beneficio no está únicamente en cumplir con Verifactu.
Lo realmente interesante es que una plataforma moderna permite trabajar de forma mucho más eficiente, reducir errores y dedicar menos tiempo a tareas repetitivas.
En otras palabras, la adaptación normativa puede convertirse en el impulso definitivo para profesionalizar la gestión de toda la cartera de alquileres.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu y la gestión de alquileres
¿Cuándo entra en vigor Verifactu en España?
El calendario oficial establece dos fechas principales. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán utilizar un software de facturación adaptado a partir del 1 de enero de 2027. Para los autónomos y el resto de contribuyentes afectados, la obligación comenzará el 1 de julio de 2027.
¿Qué es Verifactu y para qué sirve?
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que establece los requisitos que deben cumplir los programas de facturación para garantizar que las facturas sean seguras, íntegras y no puedan modificarse sin dejar rastro. Su objetivo es mejorar la trazabilidad de la facturación y reforzar la lucha contra el fraude fiscal.
¿Es lo mismo Verifactu que la factura electrónica?
No. Verifactu regula cómo deben funcionar los programas de facturación, mientras que la factura electrónica hace referencia al formato y al intercambio digital de las facturas entre empresas y profesionales. Son dos normativas diferentes y con calendarios de implantación distintos.
¿Afecta Verifactu a todos los propietarios que alquilan una vivienda?
No necesariamente. Dependerá de la actividad que realicen y de si están obligados a emitir facturas mediante un software de facturación. Un propietario particular que alquila una vivienda para uso residencial no siempre estará afectado, mientras que empresas patrimonialistas, gestores de alquileres o agencias inmobiliarias sí deberán analizar sus obligaciones.
¿Qué ocurre si ya utilizo un programa de facturación?
Lo recomendable es consultar con el proveedor del software para confirmar que estará adaptado a Verifactu antes de la fecha en la que la obligación resulte aplicable. La mayoría de desarrolladores ya están trabajando en las adaptaciones necesarias.
¿Tengo que cambiar de software para cumplir con Verifactu?
No siempre. Si tu proveedor adapta correctamente el programa que utilizas, podrás seguir trabajando con él. Si no ofrece una solución compatible con la normativa, será necesario valorar el cambio a otro software que sí cumpla con los nuevos requisitos.
¿Cómo puede afectar Verifactu a la gestión de alquileres?
Aunque la normativa se centra en la facturación, muchas empresas aprovecharán su implantación para digitalizar otros procesos relacionados con la gestión de alquileres, como el control de contratos, la documentación, los cobros, las incidencias o la comunicación con propietarios e inquilinos.
¿Qué ventajas tiene prepararse antes de que sea obligatorio?
Anticiparse permite adaptar los procesos con tranquilidad, evitar cambios de última hora, formar al equipo y comprobar que el software funciona correctamente. Además, es una buena oportunidad para automatizar tareas administrativas y mejorar la eficiencia de la gestión.
¿Cómo puede ayudar un software de gestión de alquileres como Homming?
Homming permite centralizar contratos, documentación, pagos, incidencias y comunicaciones en una única plataforma. Esto facilita la digitalización de los procesos administrativos y ayuda a gestionar una cartera de alquileres de forma más eficiente, preparada para afrontar cambios normativos como Verifactu.
¿Qué debo hacer ahora si gestiono alquileres?
Lo más recomendable es revisar cómo gestionas actualmente la facturación y la documentación, confirmar con tu proveedor que el software estará adaptado a Verifactu y aprovechar este periodo para digitalizar procesos y optimizar la gestión de tus alquileres antes de que la normativa sea obligatoria.
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