Los sistemas de reserva son una herramienta muy conocida y utilizada dentro de la industria hotelera y ahora que han llegado los alquileres temporales y de largo plazo, son una herramienta muy importante que ayuda a la gestión de alquileres profesionales. En este artículo te contamos qué es un PMS y cómo puede ayudarte.
¿Eres propietario de un apartamento o vivienda y quieres administrar su alquiler de una forma más eficiente, un sistema de reservas o Property Management System (PMS) es lo que necesitas. Es una gran solución con la que puedes gestionar todo lo relacionado con el alquiler. Si no lo conoces, sigue leyendo para descubrirlo.
¿Qué es un PMS y en qué consiste?
Un Property Management System (PMS), traducido como sistema de gestión de propiedades, es un software con el que los propietarios de viviendas alquiladas pueden administrarlas totalmente online.
Estos PMS vienen de los sistemas de reservas hoteleras y, originalmente, se diseñaron para ayudar a los dueños y managers de los hoteles a gestionar todas las áreas del negocio. A medida que han pasado los años, los PMS han ido evolucionando y, aunque hay muchos dirigidos a hoteles, hay otros que son una gran opción para negocios de alquileres temporales y de largo plazo .
La cantidad de servicios que se ofrecen en los PMS depende de cada uno de ellos. Normalmente, estos software se utilizan sobre todo para organizar las reservas, integrar los pagos o gestionar la comunicación con los clientes. Además de todo esto, también pueden incluir opciones que ayudan a optimizar la gestión de un negocio de alquiler temporal y de largo plazo.
Hoy en día podemos encontrar sistemas de reservas online gratuitos pero no todos dan las mismas herramientas, por eso en este artículo queremos contar cuáles son los elementos imprescindibles que debe tener un PMS.
¿Cómo funciona un Property Management System?
Usar un sólo sistema para gestionar las reservas del piso de alquiler que lleguen de las diferentes plataformas, así como otros aspectos de tu negocio, puede ahorrarte mucho tiempo gracias a un PMS. Pero, además, puede ayudarte a mejorar los resultados y a conseguir tenerlo todo bien organizado. Algunas de las prestaciones que hay que tener en cuenta en un PMS las comentamos a continuación.
- Usar un calendario sincronizado: Gracias a la sincronización del calendario puedes gestionar de una manera más sencilla la disponibilidad de tus propiedades, así como bloquear fechas o añadir nuevas reservas.
- Añadir información relevante. En el momento en el que los anuncios de tus pisos de alquiler estén publicados, podrás aprender sobre el rendimiento que tengan gracias a diferentes fuentes de información y usar esa información para comparar tu rendimiento con la competencia. Podrás conocer el número de reservas que has tenido a lo largo del tiempo, el dinero que has ingresado o comparar tu nivel de ocupación con los otros negocios de alquileres.
- Mensajería universal. En el caso de que tengas diferentes propiedades anunciadas en distintos canales, lo más seguro es que recibas mensajes de clientes desde varios de ellos, por lo que el hecho de que el PMS cuente con mensajería universal te permite tener todo organizado. De esta manera disminuye la probabilidad de que te olvides de un mensaje.
- Cuentas de usuario. Gracias a esta funcionalidad, varios usuarios pueden acceder al mismo tiempo a la herramienta para gestionar todo lo que necesiten.
- Comunicación con los inquilinos. Un buen PMS te da la oportunidad de contar con bandeja de entrada y salida de tu correo electrónico desde un mismo lugar, lo que te permite ofrecer un mejor servicio al cliente y la experiencia del inquilino.
- Integraciones/API. Un PMS también cuenta con conexión a todos los principales softwares y otros canales de distribución.
- Automatización. Un PMS te permite automatizar tus flujos de trabajo y plantillas mejorando así la productividad.
- Software en línea y en la nube. Gracias a ello, podrás acceder desde cualquier navegador web o en el lugar que quieras a través de la aplicación móvil y la web móvil.
Beneficios de utilizar un Property Management Software (PMS)
Algunos de los principales beneficios de contar con un PMS para gestionar tus alquileres son los siguientes:
- No tendrás que preocuparte de los cobros. En la gran mayoría de los casos, el canal de anuncios de alquiler o el PMS se encargan de los pagos de los inquilinos. De esta manera no hay que hacer y enviar facturas de forma manual, o perseguir a los clientes para que paguen. Después de esto, la herramienta te hará llegar los pagos de los clientes de una forma segura con toda la información indicándote si se ha producido ya el pago o si por el contrario sigue pendiente.
- Ahorra tiempo. El PMS incluye un Channel Manager gracias al cual los administradores de propiedades pueden gestionar sus anuncios en diferentes plataformas. De esta manera podrás integrar todas las reservas que lleguen desde cada canal de forma automática y no hará falta estar actualizando la disponibilidad en los anuncios de forma manual.
- Accede a información de expertos en el sector. Cuando cuentas con un Property Management Systems lo más seguro es que puedas acceder a información valiosa que llegue desde el asistente con consejos para optimizar tu negocio.
Ahora que ya conocemos qué es un PMS, cómo funciona para el alquiler de inmuebles y cuáles son las prestaciones que debe tener, somos conscientes de que su ayuda es fundamental para gestionar los alquileres y mantener todo al día y organizado.
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