Cuando alquilas una vivienda, ya seas propietario o inquilino, uno de los documentos fundamentales es el recibo de alquiler. Este documento acredita que el inquilino ha cumplido con su obligación de pago mensual, y para el arrendador representa una prueba documental y una herramienta de control.
En este artículo actualizamos qué implica emitir un recibo de alquiler, qué debe contener, cuándo y cómo entregarlo, qué responsabilidades legales y fiscales entran en juego… y cómo herramientas como homming facilitan todo este trámite.
Marco normativo y obligatoriedad
Según el artículo 17 de la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU), el arrendador está obligado a entregar un recibo del pago al arrendatario, salvo que se establezca en el contrato que el pago mediante transferencia u otro procedimiento acredita el cumplimiento.
De hecho, si el arrendador exige una transferencia y no establece otro recibo, esa puede considerarse suficiente. Pero si no se pacta nada, lo habitual es que cada pago conlleve la emisión del recibo.
Por tanto, podemos distinguir lo siguiente:
- Obligatorio emitir recibo: cuando el arrendador no pacta que el comprobante bancario sea suficiente.
- Excepción: si en el contrato se establece que la transferencia u otro medio ya constituye justificante, en ese caso no es necesario emitir recibo aparte.
En cualquier caso, emitir un recibo sigue siendo buena práctica tanto para el control interno como para la transparencia entre las partes.
¿Qué debe contener el recibo de alquiler?
Para que el recibo tenga valor pleno —tanto contable como legal— debe incluir al menos los siguientes campos mínimos:
- Nombre completo del arrendador y del arrendatario.
- DNI/NIE o CIF correspondiente, y domicilio de ambos.
- Dirección completa de la vivienda arrendada (incluye número, piso, bloque si aplica).
- Concepto: “Renta correspondiente al mes de … / arrendamiento de vivienda”.
- Importe exacto pagado por la renta.
- Desglose de gastos (si se incluyen, por ejemplo: comunidad, agua, luz, IBI, suministros) y quién los asume.
- Fecha de emisión del recibo.
- Periodo al que corresponde (mes, décadas, o fracción pactada).
- Método de pago (transferencia, domiciliación, efectivo).
- Número de recibo correlativo (recomendado para control interno).
- Firma del arrendador (o de quien tenga facultad) o sello, en su caso.
Además, se puede incluir de forma opcional: número de contrato, vencimiento, penalización por retraso, y anotaciones sobre fianza o descuentos aplicados.
Formato y entrega: ¿físico o digital?
Actualmente los recibos pueden emitirse en papel o en formato digital. Lo importante no es el soporte, sino que el documento sea inalterable, identificable y atribuible. En este sentido:
- Si se emite en papel, se recomienda entregar dos copias firmadas (una para cada parte).
- Si se realiza en formato digital, debe enviarse por correo electrónico o a través de plataforma, conservarse en formato PDF, y mantenerse archivo durante los plazos legales.
- El arrendador puede optar por emitir automáticamente su recibo a través de un software, lo cual reduce errores, asegura numeración secuencial y facilita la gestión.
Registro y archivo de recibos
Tanto arrendador como inquilino tienen interés en conservar recibos. Algunas buenas prácticas:
- Numerar de forma correlativa los recibos emitidos (Recibo 001, 002, …).
- Guardar copia digital y/o física, con backup, y vincularlos al contrato.
- Conservar los recibos durante al menos 4 años (plazo habitual para inspecciones fiscales) o el tiempo que imponga normativa autonómica.
- Llevar conciliación bancaria: cotejar que cada pago coincide con cada recibo emitido y detecte faltas o duplicados.
- En caso de cambio de arrendador o cesión del contrato, conservar histórico completo para posible reclamación.
Implicaciones fiscales y contables
Para el arrendador:
- El recibo acredita que ha ingresado la renta, lo cual es clave para declarar en el IRPF.
- Si hay gastos adicionales (luz, agua, comunidad) y estos figuran en el recibo, se pueden imputar correctamente.
- En la contabilidad profesional (si el arrendador opera como persona jurídica) el recibo sirve como justificante de ingreso.
Para el inquilino:
- Si el contrato permite deducción por alquiler, tener el recibo facilita demostrar que se ha realizado el pago.
- En casos de ayudas al alquiler, se exige recibo como justificante.
Valor jurídico y protección ante impagos
Emitir un recibo de alquiler refuerza la seguridad de la operación. En caso de impago o conflicto:
- El arrendador puede presentar la secuencia de pagos recibidos mediante los recibos.
- El inquilino demuestra que ha cumplido sus obligaciones.
- La falta de recibo no invalida el contrato, pero puede debilitar la prueba de pago.
- Si el recibo se emite antes del cobro, existe riesgo de que se considere pago efectuado aunque no lo sea.
Factura vs recibo: ¿cuál usar?
En el caso de alquiler de vivienda habitual la norma es emitir recibo. Sin embargo:
- Si el arrendamiento es para uso distinto al de vivienda (local comercial, oficina), o el arrendador realiza actividad empresarial, podría ser necesario emitir una factura (con IVA, etc.).
- Un software de gestión permite adaptar la emisión (recibo o factura) según el tipo de contrato, el cliente y el régimen fiscal.
Casos especiales que conviene tener presentes
- Alquiler de temporada o vacacional: el recibo debe indicar la duración y condiciones específicas, y puede estar sujeto a normativa autonómica distinta.
- Subarriendo: el subarrendador debe emitir al subarrendatario el recibo correspondiente si lo pactado lo requiere.
- Inquilinos o propietarios no residentes: puede haber obligaciones fiscales adicionales (retenciones, modelos).
- Habitaciones o alquiler por camas: el arrendador debe emitir recibos individuales si lo pactado así lo establece o para controlar pagos de cada inquilino.
- Cambio de arrendador o cesión del contrato: conservar historial de recibos para acreditar antigüedad y pagos con el arrendador original.
Cómo automatizar el proceso con un software de gestión
Hoy en día, la tecnología facilita muchísimo la emisión, envío y control de recibos de alquiler. Con homming, por ejemplo, puedes realizar las siguientes tareas:
- Se pueden generar automáticamente recibos a partir de los datos del contrato y del pago recibido.
- Se pueden vincular con conciliación bancaria, de modo que cuando se reconoce un pago, se emita el recibo correspondiente.
- Está disponible un portal de arrendador, inquilino y gestor que permite descargar recibos, visualizar historial, alertar impagos, generar informes.
- Así se reduce considerablemente el riesgo de errores, duplicados o falta de documentación, y se mejora la transparencia.
Consecuencias de no emitir o emitir incorrectamente el recibo
No arbitrar correctamente el trámite del recibo puede generar:
- Perder la posibilidad de acreditar el pago ante un impago.
- Sufrir problemas en una inspección fiscal.
- Generar incertidumbre entre arrendador/inquilino.
- En el peor de los casos, sanciones administrativas o fiscales.
Por ello, se recomienda no solo emitir el recibo, sino conservarlo, documentarlo y vincularlo al contrato de alquiler.
Preguntas frecuentes sobre el recibo del alquiler de vivienda
¿Es obligatorio emitir un recibo cada mes?
No siempre. Si el contrato especifica que la transferencia bancaria u otro medio ya sirve como justificante, el arrendador no está obligado a emitir otro recibo. Si no se pacta nada, lo habitual es que sí se emita.
¿Puedo pagar la renta por transferencia y pedir el recibo al arrendador?
Sí, tienes derecho a que se te proporcione un justificante. La transferencia puede servir como comprobante, pero lo recomendable es que el arrendador emita un recibo para mayor seguridad jurídica.
¿Qué hago si el arrendador no me entrega el recibo?
Puedes requerirlo por escrito. Si se produce un impago o disputa, la falta de recibo no anula el contrato, pero dificulta la prueba de que has pagado. Guarda la transferencia, comunicaciones, etc.
¿Se puede emitir un recibo digital?
Sí. Los recibos pueden emitirse en formato electrónico, siempre que se conserve adecuadamente, sea identificable, íntegro y atribuible a la operación.
¿Qué diferencia hay entre factura y recibo de alquiler?
La factura se utiliza especialmente cuando el arrendamiento tiene carácter comercial o el arrendador opera como empresa. El recibo es más habitual en el alquiler de vivienda habitual. La normativa fiscal determina cuándo aplicar cada uno.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar los recibos de alquiler?
Se recomienda conservarlos al menos durante el plazo de prescripción de los derechos fiscales (habitualmente 4 años), aunque conservarlos durante toda la vigencia del contrato y tiempo adicional es buena práctica.
Recibo del alquiler, una herramienta de control
Emitir un recibo de alquiler puede parecer un trámite sencillo, pero como hemos visto, es mucho más: es una herramienta de control, una garantía jurídica, un justificante fiscal y un mecanismo de transparencia entre las partes.
Asegúrate de que tu recibo cumpla con los requisitos legales, contenga todos los datos clave y se emita en el formato adecuado. Y si gestionas varios alquileres, te aconsejo contar con una plataforma especializada como homming: puede automatizar, digitalizar y centralizar todo el proceso, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Te ayudamos a gestionar tus alquileres
¿Eres gestor o propietario de inmuebles en alquiler? ¡homming es tu mejor arma para simplificar la gestión de tus propiedades! Con nuestra plataforma, podrás automatizar tareas, mejorar la comunicación con tus inquilinos, gestionar incidencias, subir contratos, obtener insights valiosos para maximizar la rentabilidad de tus alquileres y mucho más.
Imagina tener todo bajo control desde una sola plataforma: contratos, pagos, incidencias y más. Con homming, puedes decir adiós a los procesos manuales y desorganizados. Una plataforma fácil e intuitiva.
Descubre cómo homming puede transformar la forma en que gestionas tus alquileres. ¡Regístrate hoy mismo y pruébalo de forma gratuita! O si lo prefieres puedes agendar aquí una demostración con nuestro equipo de asesores.
